商务信函英文书写的基本要素

19-11-11 返回列表

　　正规翻译公司的译者翻译英文商务信函，需要知道一份完整的英文商务信函可以包括四大部分，它们分别是：
　　一、信头（Letterhead / Heading）
　　1.寄件人地址
　　写地址的次序与中文不同，应先写门牌号码街道，然后城市和国名。若写给经常往 来的亲友，这项地址可以省略。如果信纸上印有信头，即公司专用信纸上印有公司名称、 公司的电话、传真号码、E-mail地址、网址和日期，就不需要再打上这些信息。
　　2. 写信日期
　　美国的日期写法：月一日一年，比如“November 12,2011”。
　　英国的日期写法：日一月一年，比如“12th November 2011”。
　　3.邮寄记录（Special mailing notations）
　　指记录邮寄的方式与性质，如：挂号信件（Certified Mail）、限时专送（Special Delivery）、航空信件（AirMail）。
　　4.内部记录（On-arrival notations）
　　指记录邮寄的性质，如私人信件（Personal）、机密文件（Confidential）、私人机密文 件（Private and Confidential ）、极机密文件（Strictly Confidential） 。

　　二、开头（Opening）
　　1.收件人及地址（Recipient’s address）
　　常见内容包含如下：收件人姓名；收件人职位；公司名称；号码与街名；城市、州、 邮政编码；寄送国家名称，写在日期下一行的左上角。
　　2.经办人（Attention line; ATTN）
　　即“致某人”的意思，表示这封信的指定收件人。有多种写法：Attention: Ms. Jane Haq^er； ATTN: Ms. Jane Harper； ATTENTION: Ms. Jane Harper； Attention: The Sales Manager。如果收件人地址上已写明，就不用加写这一行。此外，Attention的对象应与 信封上的收信人相同。
　　3.参考文号（Reference; Ref. No.; Ref）
　　将信件分类和编码，以便日后参照，如：〇urref:WFX/SQ, Yourref:JS201/SD707〇 如果没有参考文号，最好能够提一下之前的通信记录，如：Regarding your letter of November 12 （您 11 月 12 日的来函）
　　In reference to your request of October 3rd, 2010 （您 2010 年 10 月 3 日的请求）
　　4.称谓（Salutation）
　　即写信人对收信人的称呼。称呼的写法有：“头衔+姓”，如“Dear Dr. Howard”；只 知对方的性别，就写“Dear Sir”或“Dear Madam”；不知对方的性别，那就写“Ladies and Gentlemen”或“Dear Sir or Madam”；若跟对方很熟，可以直接写对方的名字，例如“Dear Jessica”；对未婚女子用Miss;对已婚女子用Mrs，对婚姻状况不明确的通常用Ms （后 跟本人姓）；对教授用Prof.;博士或医生用Dr.
　　三、正文（Body ）
　　1.事由（Subject line）
　　用来说明写信的目的，信函加上主旨有助于读者立刻了解信件的主题。
　　2.信件正文（Body of letter）
　　指信件里最主要的部分，内容应有开头语、正文、结束语等。

　　四、结尾（Closing ）
　　1.结尾敬辞（Complimentary close）
　　在结尾敬辞后面加上逗号，并且只有第一个字母要大写。
　　当收信人的姓名不知道时，用下例格式：
　　Dear Sir/ Madam/ Sir or Madam … Yours faithfully 当已知道收信人的姓名，用下例格式：
　　Dear Mr Hanson … Yours sincerely / Sincerely yours / Yours truly / Very truly yours
　　当您写信给好朋友或同事：
　　Dear Jack … Best wishes/Best regards/ Best/ Regards Amours ever/Yours/Cordially/ Love / With love
　　2.亲笔签名（Signature （hand-written））
　　3.姓名（打字）（Name （typed））
　　4.公司或职位（打字）（TitleJtypedp
　　5.鉴别符号（写信人和打字者的姓名缩写）（Identification initials）
　　当写信人和打字者不是同一个人时使用，各取其姓名首字母缩写。写信人（在前）和 打字员（在后）姓名首字母。格式如下：IS/jd或IS:jd （指写信人是Irina Safarova,打字者 是 Joe Davis）
　　6.附件（Enclosure; Enc.; Encl_）可以在Enclosure写上附件的数目，如：Enclosures （3）； Enc （3）
　　7.抄送（Carbon Copy; C.C.）
　　8.附言（Postscript; P.S.），商务信函应避免使用。
　　在以上商务信函翻译的基本要素中，寄件人地址、日期、收件人及地址、称呼、正文、 结尾敬辞和签名这七项是正式英文商务信函中必不可少的要素，其他部分则视具体情况 而定。而汉语信函一般由称呼、正文、结束语、签名、日期这五项组成，有时还有附件、附言，寄件人地址及收件人地址写在信封上。

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